Sebagai wirausaha, tentu kita sering mendengar pepatah atau quote “time is money”. Ya benar, waktu adalah uang. Setuju? Nah, pertanyaannya adalah, “Benarkah kita menghargai waktu kita, sehingga kita menjadi wirausaha yang produktif?” Saya yakin, banyak yang menjawab, “Ya, tentu saja saya produktif karena saya sangat sibuk dengan usaha saya”.
Disini kita temukan 2 istilah : “sibuk” dan “produktif”.
Pertanyaan yang lebih mendalam, “Apakah kesibukan kita itu adalah aktifitas yang produktif?” Contoh, apakah Proposal Proyek yang kita kerjakan hari ini telah mengunakan waktu kita dengan sangat produktif? Jawabannya sangat tergantung pada berapa lama kita menyelesaikannya. Jika kita biasa menyiapkan Porposal Proyek dalam waktu 4 jam, dan hari ini Proposal tersebut selesai sehari penuh, apakah hari itu Anda produktif? Tentu tidak. Terkesan kita sibuk seharian mengerjakan Proposal Proyek padahal itu tidak produktif.
Jadi kenapa itu bisa terjadi, Proposal Proyek selesai dalam waktu 8 jam, yang seharusnya biasanya hanya 4 jam? Dalam waktu sehari tersebut, terselip aktifitas yang tidak berhubungan dengan Proposal Proyek, seperti membaca email 5 kali sehari, melihat HP apakah ada SMS masuk, melihat BB apakah ada BBM masuk, update status di facebok dan twitter, komentar status teman dan banyak hal-hal kecil lainnya.
Pertama kali diperkenalkan oleh Cyril Northcote Parkinson dalam majalah The Economist 1955, berdasarkan pengamatannya mengatakan bahwa “waktu penyelesaian suatu pekerjaan akan melebar mengikuti waktu yang tersedia” (work expands so as to fill the time available for its completion). Hasil pengamatan ini akhirnya dibukukan dalam sebuah buku “Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress“. http://www.economist.com/node/13976732
Foto sampul buku properti dari Wikipedia di https://en.wikipedia.org/wiki/File:Parkinson%27s_Law_Book.jpg
“Waktu penyelesaian suatu pekerjaan akan melebar mengikuti waktu yang tersedia”.
“Work expands so as to fill the time available for its completion”
Artinya jika kita mengijinkan diri kita mengerjakan suatu pekerjaan dalam tenggat waktu tiga hari, padahal pekerjaan tersebut bisa diselesaikan dalam waktu hanya setengah hari, maka secara psikologis pekerjaan tersebut terkesan lebih komplek, rumit, sulit dan membuat kita percaya bahwa memang butuh waktu tiga hari untuk menyelesaikannya.
3 Langkah Mudah Meningkatkan Produktifitas
Sekarang, bagaimana kita tingkatkan produktifitas kita? Yuk ikuti 3 langkah berikut:
Pertama, selalu tambahkan deadline dalam setiap pekerjaan atau aktifitas kita, tentu saja yang proporsional. Dengan deadline itu, akan terasa suatu pekerjaan tidaklah serumit itu yang membutuhkan banyak waktu untuk selesai. Kita akan mengerahkan seluruh daya upaya: pikiran akan lebih fokus; tubuh akan mensupport; otak, mata, tangan dan kaki akan sinkron semuanya.
Secara psikologis, dengan selesainya pekerjaan itu akan meningkatkan kepercayaan diri kita bahwa kita mampu menyelesaikannya dalam tenggat waktu tertentu.
Kedua, rencakana kegiatan kita minimal dalam satu hari, sejak mulai beraktifitas di kantor atau tempat usaha, sampai kantor tutup. Sebelum pulang, biasakan membuat rencana harian untuk besok. Bisa dengan membuat To Do List, mindmap, tulis di post-it dan tempel di depan layar komputer, software post-it, post-it online, Outlook, Google Calendar, software reminder di handphone, apapun itu. Dan jadikan kebiasaan untuk membacanya sebelum memulai aktifitas harian Anda.
Ketiga, laksanakan saja kedua point diatas.
Catatan: Ada teman yang bertanya, bagaimana dengan saya yang termasuk tipe perfectionist? Penginnya menghasilkan produk yang sempurna. Saran saya, suatu pekerjaan itu tidak harus menjadi perfect, produk itu tidak harus sempurna tanpa cacat. Yang utama adalah pekerjaan itu harus diselesaikan dan segera dapat digunakan.
Sebagai contoh, perhatikan software yang kita gunakan saat ini, ada kode versi-nya kan? Version 1.0; 1.5′ 2.1 dan seterusnya, dan beberapa kali kita upgrade karena ada versi barunya? Nah, tanpa menunggu softwarenya sempurna, mereka sudah jual dan kita memakainya. Setelah itu, akan ditemukan “bug” atau error dalam software tersebut. Si pembuat software mendapat feedback dari penggunanya dan akan memperbaikinya. Iterasi ini yang akan membuat suatu produk mendekati sempurna.
Sebagai penutup, saya tampilkan kartun Dilbert karya Scott Adams yang menggambarkan dengan bagus tentang fenomena Parkonson Law ini dalam percakapan di kantor.
Komik Dilbert diatas adalah property milik Scott Adams
Kita semua memiliki waktu yang sama 24 jam sehari. Ingat, asset paling berharga adalah waktu. Semoga kita semua bisa menjadi profesional yang lebih produktif, apapun bidang pekerjaan dan usaha kita.
Terima kasih atas artikelnya. Serasa artikel ini ditulis untuk saya, karena memang saya enggan menuliskan deadline suatu pekerjaan. Takut-takut kalo tdk bisa menyelesaikan sesuai deadline yg saya tetapkan sendiri.